Финансовые подразделения переведены на новую версию информационной системы

23 мая 2012

Финансовые подразделения переведены на новую версию информационной системы

Завершился крупный проект дирекции информационных технологий по переводу бухгалтерии и планово-экономического управления на новое программное обеспечение. Восьмая версия «1С: Бухгалтерии» полностью учитывает организационную структуру МГИМО и предоставляет пользователям удобные инструменты работы и расширенный функционал по анализу данных и составлению прогнозов.

Стабильная работа ПО, обеспечивающего бухгалтерию, является залогом эффективной работы всего университета, поскольку от него зависит выплата стипендий студентам и заработной платы сотрудникам, а также своевременная подготовка отчетной документации, обязательства оплаты счетов по договорам с партнерами нашего вуза.

С 2002 года в МГИМО использовалась «1С: Бухгалтерия», последние два года сотрудники работали на версии 7.7. На первый взгляд, целесообразность обновления и перехода на восьмую версию не была очевидной: за годы использования «семерка» была хорошо отлажена, и пользователи привыкли работать в этой системе. Казалось, достаточно решить текущие проблемы, внести несколько косметических изменений в код программы, и можно на несколько лет отложить переход на новую версию.

Однако разработчик ПО постепенно прекращает поддержку седьмой версии, а значит, медлить с переходом на «восьмерку» было нельзя. Ведь за один-два месяца задачу по переводу на новую систему пятидесяти человек не решить, программистам потребуется заново переписать и отладить все модули системы, адаптированные к специфике работы университета.

Необходимо пояснить, что восьмая версия кардинально отличается от своей предшественницы, фактически это новая информационная система.

Несколько месяцев ушло на разработку технических требований к новой системе и проведение конкурса. С победителем был заключен договор на сумму 3,6 млн рублей. Три месяца команда программистов работала над доработкой программного кода модулей новой информационной системы.

Перед запуском системы в августе 2011 года были проведены занятия со всеми сотрудниками бухгалтерии и планово-экономического управления. В сентябре началась опытная эксплуатация, а с октября стартовал перенос данных из старой информационной системы и отладка работы новой. До конца года сотрудники бухгалтерии параллельно работали в двух системах. В январе 2012 года после сдачи годовой отчетности управления университета полностью перешли на новую систему.

При реализации проекта дирекция столкнулась с технической проблемой: новая версия потребовала замену устаревших компьютеров сотрудников. В бухгалтерии и планово-экономическом управлении установили десять новых системных блоков, а для удобства работы с таблицами — двадцать широкоформатных мониторов.

Отдельно стоит отметить подход к организации проекта. Как показывает опыт, успех внедрения информационной системы напрямую зависит от компетентности представителей заказчика. Полагаться только на квалификацию исполнителя проекта нельзя, тем более когда исполнитель проекта выбирается в результате открытого конкурса, где основным критерием отбора является не качество выполнения работ, а цена. С самого начала со стороны бухгалтерии активное участие в проекте принимала Наталья Владимировна Овсянникова, без ее участия успешное внедрение системы было бы невозможным.

Сейчас новая информационная система состоит из семи полнофункциональных блоков:

  • «Расчет стипендиального фонда учащихся» используется при расчете всех видов начислений (основная стипендия, различные надбавки (разового и длительного характера из различных источников финансирования), материальная помощь), а также при расчете удержаний, выплат зарплаты и депонирования;
  • «Зарплата и кадры в учебном заведении» применяется для расчета заработной платы и ведения штатного расписания в подсистеме в соответствии с внутренней учетной политикой МГИМО;
  • «Бухгалтерский и налоговый учет» автоматизирует основные функции бухгалтерского учета;
  • «Расчеты со студентами» используется для ведения расчетов по платным услугам, предоставляемым студентам МГИМО;
  • «Учет планирования и исполнения бюджета» служит для формирования бюджетов учреждения в разрезе КБК, КОСГУ (в том числе с возможностью детализации), сценариев, центров финансовой ответственности и других разрезов учета бюджетирования;
  • «Учет проживающих в общежитии» предназначен для автоматизации учета движения денежных средств при оказании услуг проживания в общежитиях университета;
  • «Учет издательско-полиграфической деятельности» выполняет расчет себестоимости полиграфический продукции, выпускаемой издательством «МГИМО-Университет».

Что касается преимуществ, которые получил наш университет от внедрения новой информационной системы, то в, первую очередь, «восьмерка» полностью учитывает организационную структуру МГИМО. Пользователи получили удобные инструменты работы с отчетами, широкие возможности работы с различными списками и удобный полнотекстовый поиск, расширенный функционал по анализу данных и составлению прогнозов, сохранение данных в распространенные форматы офисных приложений. Новая система имеет большие возможности по интеграции с порталом, регулярно выходят обновления, учитывающие последние изменения законодательства.

Дирекция информационных технологий


Распечатать страницу