Как делаются проекты — взгляд изнутри

28 февраля 2012

Как делаются проекты — взгляд изнутри

Мы подробно информируем наших читателей о новых конкурсах, об инновационных проектах, выполняемых творческими коллективами Университета по заказам государственных и коммерческих структур. Но успешный проект не может состояться без поиска конкурса или заказа, составления заявки, сопровождения проекта, подготовки отчета. Это как раз то, чем занимается Управление инновационного развития. Более подробно на эту тему мы попросили рассказать А.Л. Шахова и О.В. Сергееву.

Коллеги, хотелось бы понять «кухню» проектной деятельности. Как начинается проект?

А.Ш. Проект начинается тогда, когда его еще нет. С одной стороны, есть определенная научная тематика, которая является предметом исследований и разработок МГИМО. Большей частью это социо-гуманитарная сфера с международным компонентом. С другой стороны, у нас есть обширная база заказчиков, которые заинтересованы в исследованиях близких нам направлений. Вот когда эти два вектора сходятся, может возникнуть проект.

О.С. Мы ведем ежедневный мониторинг сайтов потенциальных заказчиков, мы постоянно ведем поиск новых партнеров, с которыми устанавливаем контакты. Но надо понимать, что, поскольку практически все финансирование научных исследований у нас конкурсное, проект еще надо выиграть.

И как выигрываются проекты?

О.С. Как только появляется объявление о конкурсе, который может заинтересовать наше университетское сообщество, мы сразу же информируем об этом в разделе «Инновационное развитие» нашего портала и размещаем этот конкурс в общедоступной базе «Актуальные гранты». Важно, во-первых, чтобы люди это увидели и обозначили свой интерес, во-вторых, чтобы в случае такого интереса у всех нас было как можно больше времени на подготовку взвешенной, проработанной заявки (от объявления до подачи заявки дается не более месяца). Встретив интересную для себя тему исследования, преподаватели и сотрудники Университета (чаще – это руководители будущих научных коллективов) обращаются к нам за разъяснениями. Мы подробно рассказываем об условиях заказа, сроках, объеме финансирования. Каждый конкурс (заказ) сопровождается сводом правил и инструкций, придуманных заказчиком – конкурсной документацией. В ее состав также входят описание заявки, методика оценки заявок, форма контракта с приложениями, десятки стандартных форм. Условия выполнения проекта бывают весьма разнообразны. Помимо научных результатов исследования, часто требуется достичь целого ряда количественных показателей, например, процента участия специалистов моложе 35 лет, аспирантов и студентов, определенного числа публикаций в высокорейтинговых журналах, кандидатских и докторских защит, внедренных новых образовательных программ по тематике и т.д.  Сроки тоже бывают разные – у нас диапазон выполненных проектов – от трех недель до двух с половиной лет. Итак, научный руководитель принимает решение – готов ли он идти в проект.  Если да, он прежде всего определяет состав исследовательской группы. Довольно часто проекты носят междисциплинарный характер, и группы формируются из сотрудников разных кафедр и научных центров. Когда конкурс объявляется во время «затишья» (некоторые заказчики очень любят, например, период летних отпусков – чтобы поменьше поступало заявок), мы стараемся напрямую  информировать тех ученых, область научных интересов которых совпадает с объявленной тематикой. Окончательное решение об участии МГИМО в конкурсе принимает руководство Университета. УИР готовит проект распоряжения ректора, в котором назначаются лица, ответственные за подготовку заявки, и всем подразделениям вменяется в обязанность оказывать содействие в предоставлении рабочей группе необходимой информации.

В чем особенности подготовки конкурсной заявки или коммерческого предложения на выполнение проекта?

А.Ш. Их несколько.

Первое, как мы уже сказали, содержательная часть. Она должна соответствовать тому высокому статусу, который имеет Университет. Содержательная часть включает научное обоснование и описание проекта, перечень работ и мероприятий, календарный план, индикаторы, ожидаемые результаты. Эту часть готовит научный руководитель. По получении материалов мы встраиваем их в установленный формат заявки.

Второе – соотношение объема работы и ее цены, составление сметы проекта. Проект сметы готовит УИР строго по календарному плану, в смете указывается цена каждой работы. Смета согласовывается с научным руководителем. С одной стороны, предложенная цена должна быть конкурентоспособной, с другой, она должна позволить коллективу выполнить работу не за спасибо. Например, МГИМО при объявленной начальной цене, скажем, в 6 млн. снижается максимум в 1,5, реже в 2 раза. Но поскольку сейчас в конкурсах пышным цветом цветет демпинг никому не известных в научном мире контор, такое предложение (при высоких баллах по другим критериям оценки) часто не может гарантировать успех.

Третье – отработка формальных критериев заявки. Заявка должна быть полностью укомплектована согласно требованиям конкурсной документации. Скажем, если где-то пропущена подпись или заявка не сшита, не пронумерована, или не приложен CD (это самые мелкие нарушения), это уже повод для снятия заявки с конкурса по формальному несоответствию. Заказчики с удовольствием этим пользуются. Также условиями конкурса обычно предусматривается внесение денежного залога (т.н. обеспечение заявки) в размере 5% от начальной цены. Организация такого денежного перевода – вопрос непростой и не быстрый. Все чаще заказчики стали требовать заполнения заявок в электронном виде на своих сайтах. Это занимает дополнительное время, т.к. электронные формы пока еще не отменяют бумажных. В зависимости от заказчика и тематики конкурса объем заявки может составлять от 25 страниц (примеры – РГНФ, Фонд "Русский мир") до 500 в нескольких томах (РАНХиГС, Минобрнауки). Средний же объем заявки – 200 страниц. Заявка готовится в 2-3-х экземплярах. Должен сказать, что за все время нашей работы ни одна заявка не была снята по формальному признаку.

Четвертое – отработка субъективных критериев (то, что оценивается конкурсными комиссиями). Несмотря на то, что МГИМО – бренд, не нуждающийся в рекомендациях, заявка должна в исчерпывающем виде содержать свидетельства о квалификации коллектива и опыте аналогичных работ. Среди них – документальное подтверждение ученых степеней и званий, публикаций, рейтингов изданий, в которых публиковались работы, участие в исследованиях и проектах аналогичной тематики – как для конкретных исполнителей, так и для университета, финансовые объемы таких исследований, заключенные контракты и т.д.).

Таким образом, ясно, что со своей заявкой мы не можем опускаться ниже определенного уровня. До подачи мы в обязательном порядке прогнозируем результат, исходя из анализа возможных конкурентов, результатов схожих конкурсов в прошлом, ценовой конъюнктуры и т.п. И если прогноз неутешительный, мы, по согласованию с научным руководителем, корректируем цену, срок, иногда усложняем цикл работ, а иногда и отказываемся от подачи заявки. За последние два с половиной года мы приняли участие в 52 конкурсах, из которых в 21 победили и в 17 были вторыми. Объем привлеченного финансирования составил 36 млн. руб.

О.С. Добавлю, что заявку подписывает руководящее должностное лицо Университета – ректор или проректор, формально ответственность за выполнение работы и сдачу отчетности несет он. Научный руководитель визирует заявку в обязательном порядке, подтверждая тем самым готовность выполнения научной части работ. Один экземпляр заявки мы оставляем в архиве УИР. После передачи заявки в экспедицию заказчика наш сотрудник, как правило, присутствует на вскрытии конвертов. Считаем этот момент важным: он дает возможность ответить на вопросы, если они возникают у комиссии. Также важна информация о количестве заявок конкурентов, их ценах. Вообще, сама обстановка у заказчика часто дает богатую пищу для анализа. После подачи заявки на конкурс мы выдаем информацию о проекте на портал. Далее идет мониторинг конкурса. Отслеживается публикация протоколов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, их оценки – для получения полной информации о текущем статусе нашей заявки и соблюдении самим заказчиком условий конкурса. Если наше предложение побеждает, мы переходим к следующей фазе проекта.

Следующая фаза – это, видимо, непосредственное выполнение проекта?

А.Ш. Почти так. После того как конкурс выигран, представитель заказчика связывается с уполномоченным сотрудником университета (это один из сотрудников нашего управления) для обсуждения условий подписания договора. Для подписания устанавливается определенный срок – не ранее десяти и не позднее двадцати дней с даты определения победителя. В функции контактного лица от МГИМО входит поддержание постоянной связи с заказчиком для решения вопросов координации и ведения проекта, оформления сопутствующих бумаг, организации встреч и переговоров заказчика и научного руководителя работы. Договор, помимо стандартных разделов, включает ряд приложений («техническое задание», «календарный план», «смета расходов»), требующих ежедневного мониторинга. Договор передается на согласование в соответствующие подразделения МГИМО: юридическое, планово-экономическое управления, отдел учета договоров, бухгалтерию. Еще на этапе заявки договор предварительно согласуется с юридическим управлением. Тонкость в том, что если вы признаны победителем, отказаться от проекта нельзя. В случае отказа организация включается в список недобросовестных поставщиков – это красный свет на участии в любых конкурсах на два года. Поэтому еще до участия в конкурсе наши юристы должны дать нам добро на подписание договора в предложенном заказчиком виде.

О.С. Как только подписан договор, УИР составляет внутреннюю смету доходов и расходов по целевым средствам и передает ее на согласование в планово-экономическое управление. Эта смета, как правило, имеет другой формат, чем смета договора. Смета договора – это цена каждого из мероприятий календарного плана. Внутренняя смета – это распределение средств по ЭКР (кодам экономической классификации): сколько на зарплату, налоги, командировки, расходные материалы и т.д.). Таким образом, мы фактически обеспечиваем исполнение двух параллельных смет – одну для заказчика, другую – для контрольных структур МГИМО. Политика руководства университета такова, чтобы большую часть финансовых средств направить на поощрение основных исполнителей проекта. Если проект дорогой, мотивация персонала очень приличная. По НИР установлен максимальный процент отчислений университету – 15%, остальные средства находятся под управлением научного руководителя проекта и ответственного исполнителя, которым является ректор или проректор по научной работе.

И все-таки, как идет выполнение самого проекта?

О.С. Научный руководитель, научный координатор и сотрудники УИР, которым поручено сопровождать проект, проводят совещание, на котором проговариваются все предстоящие работы, распределяются функции, устанавливается алгоритм достижения индикаторов и показателей. Конечно же, сроки. В их числе – дедлайны и объемы подготовки научных текстов, новых образовательных программ, сроки научных поездок, даты и параметры проведения конференций, семинаров, других мероприятий. В дальнейшем контакты научного координатора и УИР идут в постоянном режиме, научного руководителя – по мере необходимости.

А.Ш. В той части своих обязанностей, которая касается проектов, УИР является классическим проектным офисом и сопровождает все стадии жизненного цикла проекта – инициацию, планирование, организацию, контроль, анализ, завершение. Как известно, проект ограничен тремя основными параметрами – финансовыми, кадровыми и временными. Так вот, стоимость проекта у нас фиксированная, известная с самого начала, нет проблем с квалификацией исполнителей. А самая конфликтоопасная зона – это тайм-менеджмент. Этот риск лежит в плоскости бюрократической структуры большого МГИМО. В проекте задействовано множество подразделений и специалистов разного уровня профессиональной подготовки, разных человеческих качеств. Обеспечить работу только что созданного механизма, в который вовлечены люди, процессы, документы, с тем чтобы в конечной временной точке получить успешный результат – это очень интересная задача. Чем больше членов команды разделяют эту ответственность, тем меньше риск невыполнения. Понимая, что работа в проекте является дополнительной нагрузкой, УИР старается создать коллективу исполнителей максимально комфортные условия для научной работы. Мы освобождаем его от всех черновых обязанностей – форматирования текстов по ГОСТ, решения административных и финансовых вопросов, организации проектных мероприятий в стенах МГИМО, ведения баз данных и т.п. Кстати, по базам. У большинства заказчиков договоры содержат требование о внесении информации по проекту в предлагаемые заказчиком базы данных. Естественно, они различны. В одних случаях требуется внесение данных, начиная со стадии заявки, в других – данные вносятся уже на этапе отчетов. В базы данных мы вносим информацию по участникам проектов, индикаторам и показателям, исполнению бюджета, заполняем и загружаем отчетные формы. Заказчик, как правило, размещает в базе ответную информацию о стадии проверки отчетов, прохождении платежей, экспертные заключения, копии актов приемки работ и т.д. Формируя такие обширные базы данных по сотням проектов, министерства, например, получают и анализируют десятки интегрированных показателей. Такие показатели позволяют планировать научную и образовательную деятельность уже в масштабе отрасли или даже всей страны. Как концептуально, так и предметно. 

О.С. Круг научно-образовательных подразделений университета, работающих с УИР над конкурсными заявками и исследовательскими проектами, с каждым годом растет. В 2011 году в выполнении и сопровождении проектов приняло участие 38 подразделений,  почти в полтора раза больше, чем в предыдущем. Количество только основных исполнителей проектов составило 120 человек, на 25% больше показателя прошлого года, в том числе участие представителей профессорско-преподавательского состава возросло почти на 30%, аспирантов и студентов на 20%. Около 70% исполнителей научно-исследовательских работ – это молодые (до 35 лет) преподаватели, аспиранты и студенты. Также расширяется спектр научных направлений, по которым МГИМО предлагает свои разработки. В многие исследовательские проекты включается образовательная составляющая, т. е. работы завершаются созданием или модернизацией учебных курсов, программ и методик. Новые образовательные программы — прекрасный резерв для коммерциализации наших услуг, привлечения различных целевых групп потребителей в МГИМО.

А.Ш. Еще о резервах. Как мы видим, задействованные в выполнении исследовательских проектов сотрудники составляют около 5% от общего числа ППС и научных работников. Из опубликованных на портале МГИМО в течение года 85 конкурсов, коммерческих заказов и грантов вызвали интерес у университетской общественности немногим более 25. По ним и были оформлены заявки. В связи с этим еще раз сообщу, что за работу по привлечению целевого финансирования университет выплачивает инициативной группе вознаграждение в размере 10% от цены выигранного проекта.

Как достигается баланс обязательного участия определенных групп (докторов, студентов, научной молодежи до 35 лет) и качественного исполнения проекта?

О.С. Если говорить о таких проектах, как заказанные Академией народного хозяйства два исследования к саммиту АТЭС, то там были поставлены такие задачи и такие сроки, что они могли быть выполнены только докторами и кандидатами наук с большим опытом работы и высоким статусом в научном мире. Более того, группы И.Н. Платоновой и Д.В. Стрельцова уже вне сроков этих проектов будут готовить рекомендации для Минэкономразвития по теме. А если говорить о Федеральной целевой программе «Научно-педагогические кадры», то она в принципе ориентирована на поддержку молодых специалистов.  Работы по этой программе растянуты во времени, мы обязаны привлекать студентов и аспирантов и выдерживать процент участия молодежи.

А.Ш. Очень многое зависит от научного руководителя – как он выстроит процесс сотрудничества признанных ученых и начинающей молодежи. Мы все заинтересованы в преемственности в МГИМО. Трехлетний проект по мировому политическому развитию у нас начинался очень тяжело, было три «центра силы», три руководителя, мы долго не могли найти баланс интересов. Были очень острые дискуссии в кабинете проректора по науке. Когда фактическим руководителем стала М.М.Лебедева, процесс, что называется, пошел. Последний год у нас был очень результативным. Международная конференция, коллективная монография, новые учебные программы, интересные исследования. Много аспирантов и студентов среди участников. Отличные рецензии Минобрнауки. Отзывы в СМИ. Например, в газете «Поиск».

Проект должен завершиться определенным результатом. Что представляет собой итоговый материал, который вы передаете заказчику?

Андрей Шахов. Про научную часть мы информируем регулярно. По окончании работ руководители проектов дают нам интервью, которые размещаются в блоке «Инновационное развитие» на портале МГИМО. Там можно узнать в деталях о созданных научных продуктах. Кому они необходимы и как способствуют развитию той или иной предметной области. Можно узнать, насколько обширна тематика этих работ.  Международные отношения, экономика, политология, право, экология, информационные технологии, другие области наук. Но у нас сейчас задача побывать «по ту сторону» проектов. Итоговый материал, который мы передаем заказчику, представляет собой отчет, который оформляется не только в соответствии с  государственными контрактами и договорами, но и с учетом требований ГОСТ. Кроме того, с недавнего времени все научно-исследовательские работы и отчеты об их исполнении регистрируются в  Центре информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС). Это федеральное учреждение формирует общероссийскую базу исследовательских работ с целью предоставления возможности госструктурам и иным заинтересованным организациям использовать эту базу для формирования тематик будущих исследований. Как в любой формализованной базе, каждый ее элемент должен быть представлен в определенном виде. Поэтому требования к отчетам очень высокие. Материал должен содержать в себе необходимые разделы: реферат, определения, обозначения и сокращения, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения. Должны быть соблюдены все требования по шрифту, интервалу, заголовкам, цитированию, сноскам, таблицам и т.д. Таким образом, результат творческой мысли научного коллектива необходимо представить в строго заданном формате. Что иногда требует серьезной переработки текста.

Ольга Сергеева. Но сотрудники УИР крайне аккуратно относятся к авторским текстам, любые корректировки согласуются с авторами. По окончании форматирования отчет передается научному руководителю на окончательный просмотр. Срок представления отчета определен государственным контрактом. Но фактический срок сдачи проекта сдвигается обычно на месяц раньше. Такой запас времени объясняется неформальными, а иногда и отраженными в самих договорах требованиями заказчиков. Во время подготовки отчетов управление работает в ненормированном режиме, заполнение форм, правки текстов происходят on-line, руководитель работ вплоть до распечатки отчета может пересылать нам изменения, которые вносятся в итоговый вариант. Распечатанный отчет подписывается всеми исполнителями и передается на утверждение ректору или проректору по научной работе. Внешний вид отчетов также диктуется требованиями ГОСТ: титульный лист, прошитые и сброшюрованные экземпляры, вложенный диск. На сам диск мы наносим на специальном принтере наименование проекта и логотип Университета.

Каков объем итогового отчета?

О.С. Отчет редко укладывается в 100 страниц. Обычно это объемный, а иногда и многотомный материал от 300 до 1000 страниц). Отчет готовится в 3-4 экземплярах – 2-3 экземпляра заказчику, 1 – исполнителю, 1 – в ЦИТиС.

Как передаются заказчику отчеты? Как долго они рассматриваются? Все ли заказчики выполняют свои обязательства по оплате работ?

О.С. По условиям контрактов заказчику передаются бумажные экземпляры отчета и отчетных форм (статистических данных и сведений о выполнении индикаторов и показателей), а также электронные версии отчета на диске. При наличии у заказчика электронной базы данных, электронная версия отчета загружается и в нее. В случае несвоевременного представления отчетной документации к исполнителю могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные договором, или же информация об организации-исполнителе может быть внесена в реестр недобросовестных поставщиков (мы говорили о нем ранее). Пока мы счастливо избегаем таких рисков. Хотя были случаи, что передавали отчеты буквально «на флажке». Заказчик тоже, как правило, поставлен в жесткие временные рамки по проверке отчетов – и не только договором, но и обязательствами по исполнению своего бюджета. Этим и объясняется желание получить отчет заблаговременно, чтобы он прошел нормальную экспертизу и, если необходимо, доработку. После проверки заказчик подписывает акты, составляет экспертные заключения, переводит финансовые средства в Университет. До сих пор мы не испытывали проблем с получением денег от заказчиков.

Как производятся расчеты с исполнителями работ?

А.Ш. В наших проектах мы не практикуем авансовые выплаты исполнителям. Это наша принципиальная позиция. Порядок выплат, естественно, оговаривается, однако фактическая оплата работ – строго по реальному вкладу участника, определяемому научным руководителем или на собрании творческого коллектива. Проекты приказов на выплаты проходят несколько этапов согласования и утверждения, причем до запуска приказа ректор знакомится с комплектом документов на выплаты. К приказам прилагаются акты сдачи-приемки работ и ранее утвержденные внутренние сметы. Фактические расходы, естественно, этим сметам должны соответствовать. За счет отработанной процедуры процесс идет быстро. Мы мониторим движение каждого такого приказа, чтобы выплаты прошли без задержек.

Последний вопрос. Вы говорили о ненормированном режиме работ. Что мешает организовать работу так, чтобы уложиться в стандартный рабочий день?

А.Ш. Да мы, собственно, и не ставим жестко такой цели. Конечно, мы стараемся свести к минимуму проблему «пожарного» закрытия проектов. Фактически УИР работает как система одного окна на условиях полной взаимозаменяемости. Это дисциплинирует и научные группы, и административные подразделения, через которые проходит документация. Но избавиться от ненормального рабочего дня не получится все равно. Ведь научная группа работает вообще вне рамок своего рабочего графика, а мы сопровождаем научную группу и в любой момент времени должны быть доступны. Конечно, большая часть проекта выполняется во второй половине его срока. Понятно, что происходит, когда приближается дедлайн. Но если при этом процесс упорядочен, доверие сочетается с контролем, нет причин для беспокойства. С другой стороны, проект – это творческий процесс, вы увлечены возможностью сделать что-то интересное с научным коллективом. Это затягивает. Каждый проект по-своему уникален и каждый имеет свою историю создания. Наши коллеги с кафедр и научных центров получают навыки управления проектами, а мы постигаем суть научной работы. Мы в качестве инициативы провели через приказы несколько нормативных документов по проектной работе. А с нового года Управлению поручено сопровождать все научные и инновационные проекты Университета. Я бы хотел поблагодарить всех, кто в 2011 году делал с нами научные проекты и обслуживал их. А также тех, кто делал отличные  конкурсные заявки, не ставшие победными. Скоро мы откроем на портале страницу со статистикой по выполненным проектам, там будет информация обо всех НИР и обо всех исполнителях, начиная с 2009 года. Мы приглашаем всех желающих принять участие в проектной работе и в этом году, не только ждать объявлений о конкурсах или грантах, но и приходить со своими идеями.

Спасибо.

Интервью провела Елена БАЛАШОВА


Распечатать страницу