Система автоматизации аспирантуры в действии

24.06.11

Система автоматизации аспирантуры в действии

В феврале 2011 г. ректором МГИМО было подписано распоряжение о создании системы учета личных дел абитуриентов аспирантуры, аспирантов, соискателей и докторантов.

Техническое задание на разработку системы было подготовлено с участием сотрудников Управления научной политики, Дирекции информационных технологий, Управления инновационного развития и Управления интернет-политики.

При создании нового сервиса его основной разработчик — отдел перспективных научно-образовательных разработок УИР — использовал наработки успешно внедренной системы автоматизации магистратуры. Высокий уровень унификации двух систем позволил ввести в эксплуатацию новый продукт в кратчайший срок: цикл разработки составил менее 3-х месяцев. Тем не менее, система автоматизации аспирантуры представляет собой продукт принципиально нового поколения.

Основной задачей, которую решает система, является не обеспечение деятельности приемной комиссии (хотя эти задачи новая система также решает с успехом), а мониторинг успеваемости аспиранта на протяжении всего цикла его обучения. Использование системы позволяет радикально снизить нагрузку на сотрудников отдела аспирантуры и докторантуры УНП. Каждому аспиранту предоставляется собственный личный кабинет с возможностями регистрации на экзамены, распечатки экзаменационных листов, ознакомления со списком вопросов к экзамену, списком преподавателей и целого ряда нормативных документов.

Новшеством системы является также ее интеграция с сервисами Google, предоставляемыми для пользователей домена my.mgimo.ru. Каждый аспирант, зарегистрированный в системе, получает учетную запись сервисов Google, что позволяет ему пользоваться общей системой оповещений, индивидуальными и групповыми календарями, системой коллективной работы с документами — не говоря уже об индивидуальном ящике электронной почты большого объема. Преподаватели могут использовать эти сервисы для рассылки напоминаний, планирования занятий групп, предоставления аспирантам доступа к статьям, текстам учебников, презентациям и другим документам.

С момента начала работы системы в апреле текущего года в ней зарегистрировано 517 аспирантов. Эффект от использования системы очевиден: в то время, как в декабрьскую экзаменационную сессию отделом аспирантуры и докторантуры было обработано 128 заявок на экзамены, в мае их число возросло до 470. Эффективность деятельности отдела выросла более чем в 3,5 раза. Обеспечен автоматизированный учет задолженностей, автоматизация распечатки различных форм, а также появилась возможность получать статистику по множеству параметров.

Система автоматизации аспирантуры продолжает развиваться. К сентябрю ожидается ввод в эксплуатацию новых модулей.

В то же время развивается и совершенствуется система автоматизации магистратуры, которой уже три года. В 2011-м году осуществлен переход на новую платформу, полностью переработана анкета абитуриента, переписана логика системы, которая отражает смену правил подачи заявлений в этом году. Интерфейс подачи заявок получил систему интерактивной подсказки, которая помогает абитуриентам заполнять анкету. Улучшен контроль целостности данных. Летом 2011 года ожидается завершение интеграции системы автоматизации магистратуры с сервисами Google, что позволит всем магистрантам воспользоваться новой системой оповещений, получить в свое распоряжение эффективные инструменты групповой работы и корпоративную индивидуально настраиваемую электронную почту.

Виталий КАБЕРНИК,
начальник отдела перспективных научно-образовательных разработок


Распечатать страницу