Как делаются проекты — взгляд изнутри

16.01.12

Как делаются проекты — взгляд изнутри

Мы подробно информируем наших читателей о новых конкурсах, об инновационных проектах, выполняемых творческими коллективами Университета по заказам государственных и коммерческих структур. Но успешный проект не может состояться без поиска конкурса или заказа, составления заявки, сопровождения проекта, подготовки отчета. Это как раз то, чем занимается Управление инновационного развития. Более подробно на эту тему мы попросили рассказать А.Л. Шахова и О.В. Сергееву.

Коллеги, хотелось бы понять «кухню» проектной деятельности. Как начинается проект?

А.Ш.: Проект начинается тогда, когда его еще нет. С одной стороны, есть определенная научная тематика, которая является предметом исследований и разработок МГИМО. Большей частью это социо-гуманитарная сфера с международным компонентом. С другой стороны, у нас есть обширная база заказчиков, которые заинтересованы в исследованиях близких нам направлений. Вот когда эти два вектора сходятся, может возникнуть проект.

О.С.: Мы ведем ежедневный мониторинг сайтов потенциальных заказчиков, мы постоянно ведем поиск новых партнеров, с которыми устанавливаем контакты. Но надо понимать, что, поскольку практически все финансирование научных исследований у нас конкурсное, проект еще надо выиграть.

И как выигрываются проекты?

О.С.: Как только появляется объявление о конкурсе, который может заинтересовать наше университетское сообщество, мы сразу же информируем об этом в разделе «Инновационное развитие» нашего портала и размещаем этот конкурс в общедоступной базе «Актуальные гранты». Важно, во-первых, чтобы люди это увидели и обозначили свой интерес, во-вторых, чтобы в случае такого интереса у всех нас было как можно больше времени на подготовку взвешенной, проработанной заявки (от объявления до подачи заявки дается не более месяца).

Встретив интересную для себя тему исследования, преподаватели и сотрудники Университета (чаще — это руководители будущих научных коллективов) обращаются к нам за разъяснениями. Мы подробно рассказываем об условиях заказа, сроках, объеме финансирования. Каждый конкурс (заказ) сопровождается сводом правил и инструкций, придуманных заказчиком — конкурсной документацией. В ее состав также входят описание заявки, методика оценки заявок, форма контракта с приложениями, десятки стандартных форм. Условия выполнения проекта бывают весьма разнообразны. Помимо научных результатов исследования, часто требуется достичь целого ряда количественных показателей, например, процента участия специалистов моложе 35 лет, аспирантов и студентов, определенного числа публикаций в высокорейтинговых журналах, кандидатских и докторских защит, внедренных новых образовательных программ по тематике и т. д. Сроки тоже бывают разные — у нас диапазон выполненных проектов — от трех недель до двух с половиной лет.

Итак, научный руководитель принимает решение — готов ли он идти в проект. Если да, он прежде всего определяет состав исследовательской группы. Довольно часто проекты носят междисциплинарный характер, и группы формируются из сотрудников разных кафедр и научных центров. Когда конкурс объявляется во время «затишья» (некоторые заказчики очень любят, например, период летних отпусков — чтобы поменьше поступало заявок), мы стараемся напрямую информировать тех ученых, область научных интересов которых совпадает с объявленной тематикой. Окончательное решение об участии МГИМО в конкурсе принимает руководство Университета. УИР готовит проект распоряжения ректора, в котором назначаются лица, ответственные за подготовку заявки, и всем подразделениям вменяется в обязанность оказывать содействие в предоставлении рабочей группе необходимой информации.

В чем особенности подготовки конкурсной заявки или коммерческого предложения на выполнение проекта?

А.Ш.: Их несколько.

Первое, как мы уже сказали, содержательная часть. Она должна соответствовать тому высокому статусу, который имеет Университет. Содержательная часть включает научное обоснование и описание проекта, перечень работ и мероприятий, календарный план, индикаторы, ожидаемые результаты. Эту часть готовит научный руководитель. По получении материалов мы встраиваем их в установленный формат заявки.

Второе — соотношение объема работы и ее цены, составление сметы проекта. Проект сметы готовит УИР строго по календарному плану, в смете указывается цена каждой работы. Смета согласовывается с научным руководителем. С одной стороны, предложенная цена должна быть конкурентоспособной, с другой, она должна позволить коллективу выполнить работу не за спасибо. Например, МГИМО при объявленной начальной цене, скажем, в 6 млн. снижается максимум в полтора, реже — в два раза. Но поскольку сейчас в конкурсах пышным цветом цветет демпинг никому не известных в научном мире контор, такое предложение (при высоких баллах по другим критериям оценки) часто не может гарантировать успех.Третье — отработка формальных критериев заявки. Заявка должна быть полностью укомплектована согласно требованиям конкурсной документации. Скажем, если где-то пропущена подпись или заявка не сшита, не пронумерована, или не приложен CD (это самые мелкие нарушения), это уже повод для снятия заявки с конкурса по формальному несоответствию. Заказчики с удовольствием этим пользуются. Также условиями конкурса обычно предусматривается внесение денежного залога (т.н. обеспечение заявки) в размере 5% от начальной цены. Организация такого денежного перевода — вопрос непростой и не быстрый. Все чаще заказчики стали требовать заполнения заявок в электронном виде на своих сайтах. Это занимает дополнительное время, т. к. электронные формы пока еще не отменяют бумажных. В зависимости от заказчика и тематики конкурса объем заявки может составлять от 25 страниц (примеры — РГНФ, Фонд «Русский мир») до 500 в нескольких томах (РАНХиГС, Минобрнауки). Средний же объем заявки — 200 страниц. Заявка готовится в 2-3-х экземплярах. Должен сказать, что за все время нашей работы ни одна заявка не была снята по формальному признаку.

Четвертое — отработка субъективных критериев (то, что оценивается конкурсными комиссиями). Несмотря на то, что МГИМО — бренд, не нуждающийся в рекомендациях, заявка должна в исчерпывающем виде содержать свидетельства о квалификации коллектива и опыте аналогичных работ. Среди них — документальное подтверждение ученых степеней и званий, публикаций, рейтингов изданий, в которых публиковались работы, участие в исследованиях и проектах аналогичной тематики — как для конкретных исполнителей, так и для университета, финансовые объемы таких исследований, заключенные контракты и т.д.).

Таким образом, ясно, что со своей заявкой мы не можем опускаться ниже определенного уровня. До подачи мы в обязательном порядке прогнозируем результат, исходя из анализа возможных конкурентов, результатов схожих конкурсов в прошлом, ценовой конъюнктуры и т. п. И если прогноз неутешительный, мы, по согласованию с научным руководителем, корректируем цену, срок, иногда усложняем цикл работ, а иногда и отказываемся от подачи заявки. За последние два с половиной года мы приняли участие в 52 конкурсах, из которых в 21 победили и в 17 были вторыми. Объем привлеченного финансирования составил 36 млн руб.

О.С.: Добавлю, что заявку подписывает руководящее должностное лицо Университета — ректор или проректор, формально ответственность за выполнение работы и сдачу отчетности несет он. Научный руководитель визирует заявку в обязательном порядке, подтверждая тем самым готовность выполнения научной части работ. Один экземпляр заявки мы оставляем в архиве УИР. После передачи заявки в экспедицию заказчика наш сотрудник, как правило, присутствует на вскрытии конвертов. Считаем этот момент важным: он дает возможность ответить на вопросы, если они возникают у комиссии. Также важна информация о количестве заявок конкурентов, их ценах. Вообще, сама обстановка у заказчика часто дает богатую пищу для анализа. После подачи заявки на конкурс мы выдаем информацию о проекте на портал. Далее идет мониторинг конкурса. Отслеживается публикация протоколов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, их оценки — для получения полной информации о текущем статусе нашей заявки и соблюдении самим заказчиком условий конкурса. Если наше предложение побеждает, мы переходим к следующей фазе проекта.

Продолжение следует.

Интервью провела Елена БАЛАШОВА,
Управление инновационного развития


Распечатать страницу