Каким должен быть электронный документооборот в МГИМО?

02.02.12

Каким должен быть электронный документооборот в МГИМО?

В последнее время в МГИМО все чаще обсуждают возможность использования электронных документов. Работа системы документооборота касается каждого сотрудника Университета. Мы предлагаем читателям портала включиться в обсуждение вопросов, которые возникают при разработке технических требований к новой информационной системе.

Увеличение объема и интенсивности информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении — одна из проблем, с которыми столкнулся МГИМО. Растут расходы на обслуживание копировального оборудования, за прошлый год картриджи и запасные части к принтерам и копировальным аппаратам обошлись вузу в 3,6 млн рублей. В 2012 году ожидается 15%-ное увеличение данной статьи расходов. На приобретение бумаги мы тратим 3 млн рублей в год. Затраты рабочего времени сотрудников на перемещение документов между подразделениями вовсе не поддаются учету.

Нет единого хранилища документов — приходится тратить массу времени на поиск необходимых бумаг. Некоторые подразделения используют подручные средства для организации хранения и обмена документами — пересылают их по электронной почте, создают папки общего доступа и пр.

Выход из сложившейся ситуации — электронный документооборот. Переход на новую систему должен кардинально изменить университетскую культуру работы с документами: он повысит исполнительскую дисциплину, улучшит эффективность и качество труда сотрудников, исключит возможность дублирования и утери документов.

Какова цель перехода на систему электронного документооборота? С моей точки зрения, система позволит упорядочить документы и вести учет файлов, с которыми работает сотрудник, преподаватель или студент МГИМО.

Системы электронного документооборота появились много лет назад. На российском рынке представлено более десятка различных решений. Причем, отечественные системы занимают существенную долю рынка. С недавнего времени СЭД начали активно внедряться в российских высших учебных заведениях. Необходимо отметить, что и в МГИМО электронный документооборот вошел в пакет проектов, направленных на развитие ИТ и представленных на рассмотрение Попечительского совета осенью прошлого года.

Внедрение системы документооборота — сложный процесс. Несмотря на кажущуюся простоту системы, для того, чтобы она заработала, требуется провести большую подготовительную работу. Возможно, придется пересмотреть устоявшиеся за много лет процессы и регламенты подготовки документов. Например, сейчас в университете часть служебных записок вообще никак не учитывается и проходит минуя канцелярию. В лучшем случае эти документы регистрируются в подразделениях в журнале учета. При использовании бумажного документооборота такой порядок логичен и позволяет разгрузить работу канцелярии. Как показывает практика, использование новых регламентов и формализация бизнес-процессов с учетом возможностей СЭД принесет только положительный эффект.

Проработка вопроса и написание технического задания для внедрения системы электронного документооборота имеет массу аспектов.

В первую очередь, новая система должна иметь интеграцию с порталом университета. Большинство преподавателей находятся в МГИМО не полный рабочий день. Для них необходимо организовывать доступ через личный кабинет портала, поскольку установка клиентской части программ системы документооборота на домашних компьютерах неприемлема. Ежегодно студенты сдают сотни курсовых работ и рефератов. Сейчас этот пласт документов оседает на кафедрах и факультетах и нигде не учитывается. В лучшем случае, преподаватель сообщает студентам адрес электронной почты и принимает курсовые работы в электронном виде. Использование возможностей портала позволит структурировать и сохранить этот объем материалов.

Маршруты прохождения документов — главный вопрос, который необходимо решить при внедрении системы. Сейчас в МГИМО только часть процедур регламентирована, например, согласование приказов, стандартных договоров и пр. Остальные документы могут проходить без четких правил. Если разработать маршруты для электронных документов, руководствуясь только действующими в вузе нормативными приказами — система работать не будет. Объем сопутствующих данных (метаданные карточек документов, маршруты) будет возрастать с каждым месяцем. На мой взгляд, необходимо тщательно проанализировать опыт организации процессов документооборота и привлечь экспертов-профессионалов. Если этого не сделать и система окажется неудобной в работе, сотрудники будут искать пути обхода.

Разработка методики классификации документов — не менее сложная проблема. Существует несколько подходов. Создание жестко заданной древообразной структуры классификаций определенного набора значений с указанием корневых значений, которые и определят классификационные группы. Значения, находящиеся ниже корневого, будут более специфическими классификациями корневого значения. Второй подход — применение произвольно выбираемых значений — тегов. Третий вариант — применение рейтинга документов, рассчитываемого на основании количества использований документа или выставляемых пользователями оценок. Какой из этих вариантов классификации будет наиболее эффективным для университета, также предстоит решить.

Необходима ли электронная подпись в новой системе электронного документооборота? С одной стороны, требуется надежный инструмент для подтверждения решения ответственного лица, с другой — повсеместное применение цифровой подписи усложнит использование системы. Возможно, для МГИМО приемлем вариант, где электронная подпись будет только в документах, направляемых вузом в другие организации.

Требуется проработать использование в новой системе современных технологий нанесения штрих-кода. Это позволит организовать прозрачный учет внешних бумажных документов. Штрих-кодирование — очень удобная функция: считав код с бумажного документа, система мгновенно выдает полную информацию о нем.

Не стоит забывать и об удобстве использования СЭД. На мой взгляд, новая система документооборота должна легко интегрироваться с пакетом офисных программ. Пользователь не должен прикладывать усилий, чтобы разместить свой документ в системе.

Доступ с мобильных устройств. Некоторые СЭД предоставляют модули, позволяющие использовать планшетные компьютеры, как правило — IPad, для доступа к системе. Мобильные приложения созданы для руководителей и позволяют читать и подписывать документ.

Потребуется решить проблему распечатки документов. Как показывает опыт других организаций — с началом эксплуатации системы документооборота расходы на печать не снижаются, а только увеличиваются. Проблема заключается в том, что большинству сотрудников привычнее читать текст с бумаги. Пользователь, отправляя документ на печать, зачастую не задумывается, сколько в нем страниц — три или пятьдесят. Я вижу выход в разумной политике ограничения печати документов. Также необходимо стимулировать сотрудников использовать именно электронные документы.

Безусловно, в процессе внедрения системы потребуется преодолеть и консерватизм персонала. Необходимо сделать особый упор на разъяснительную работу и обучение пользователей эффективной работе с электронными документами.

В дальнейшем мы будем подробно знакомить читателей с ходом разработки технических требований и публиковать результаты на портале МГИМО. Если у вас есть предложения или проблемы, которые на ваш взгляд может решить система электронного документооборота, направляйте их на адрес электронной почты dit@mgimo.ru.

Вадим СЫЧЕВ,
директор Дирекции информационных технологий


Распечатать страницу